Trabajas con compañeros a distancia o en la oficina?   

Somos muchos los que colaboramos con compañeros utilizando Drive y algunas veces, después de haber modificado un documento, nos reunimos para valorar los cambios y llegamos a la conclusión de que tal vez deberíamos haber usado una versión anterior a todas esas modificaciones.

Ver los cambios que se han hecho en archivos y carpetas de Drive.


IMPORTANTE, esto no es compatible con la extensión Edición de Office para Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

Si colaboras con varias personas en un archivo, puede resultar difícil identificar quién realizó determinados cambios y cuándo.

Lleva un control de los cambios en los archivos compartidos para identificar los cambios y saber quién los ha realizado y por supuesto, también podéis  volver a una versión anterior de ese documento.

1.- ¿ Cómo ver todos los cambios que se han hecho en un archivo o volver a una versión anterior ?

En Google Drive, abre tu archivo.
En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona Archivo  Historial de versiones  Ver el historial de versiones, (Necesitas acceso de Propietario o de Editor al archivo).

Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás lo siguiente:

Los nombres de las personas que editaron el documento.

Un color junto al nombre de cada persona.

Los cambios que haya hecho esa persona aparecerán en ese color.

2.- Restaurar versiones anteriores, ponerles un nombre o copiarlas:

Para convertir una versión anterior en la activa, selecciona Restaurar esta versión.

Para dar un nombre a una versión, haz clic en Más   Poner nombre a esta versión.

Para crear una copia de una versión anterior, haz clic en Más   Hacer una copia.

3.-Ver qué ha cambiado desde la última vez que abriste un archivo

En Google Drive, abre tu archivo.
Si ha habido cambios en el documento, tienes estas opciones:
Junto a la barra de menús, haz clic en Ver últimos cambios.
Haz clic en Archivo  Ver últimos cambios.
En la parte superior, utiliza las flechas para desplazarte por la lista de cambios. El texto añadido aparece destacado y el texto eliminado, tachado.

(Opcional) Para ver el historial de revisión completo de tu documento, haz clic en Ver historial de revisión en la esquina superior.

(Opcional) Para volver a la vista original, haz clic en la flecha hacia atrás que se muestra en la parte superior.

4.- Ver quién ha visto tu archivo o con quién lo has compartido

Abre el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
Nota: Para ver los datos del panel de actividad, necesitarás tener permiso para editar el archivo.
Haz clic en Herramientas  Panel de actividad.
Podrás ver la actividad desarrollada en el archivo, incluida la siguiente información:
Pestaña Compartido con: muestra las personas con las que has compartido el archivo. También puedes enviar un correo electrónico a los colaboradores.
Pestaña Todos los lectores (organización): muestra las personas que han visto el archivo en tu organización.
Pestaña Tendencia de lectores: muestra un gráfico de usuarios que han visto el archivo a lo largo del tiempo.

(Opcional) Si no quieres que tu historial de visualizaciones aparezca en el panel de actividad, haz clic en Configuración de privacidad y elige una opción:
Desactivar el historial de visualizaciones de todos los archivos: en Configuración de la cuenta, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de todos los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
Desactivar el historial de visualizaciones de un archivo: en Configuración del documento, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de este documento.
Haz clic en Guardar.
Nota: Esta función solo está disponible para usuarios de G Suite Business y G Suite Enterprise (si los permisos del administrador lo permiten).

5.-Ver quién ha comentado, editado, movido o compartido un archivo

En la parte superior derecha de Drive, haz clic en Ver detalles .
La pestaña Actividad se selecciona automáticamente y se muestra toda la actividad de Mi unidad.

Para cada actividad, se muestran los datos siguientes:

– La carpeta o el archivo al que afecta la actividad
– El usuario que realizó el cambio
– La fecha y hora de la actividad
– Otros usuarios a los que ha afectado la actividad

En Mi unidad, selecciona un elemento para ver sus detalles específicos.
Ver los cambios que se han hecho en una unidad compartida
Abre Google Drive y, a la izquierda, selecciona una unidad compartida.
En la parte superior derecha, haz clic en Ver detalles .
Selecciona Actividad.

Así que no pasa nada si editáis un documento y luego llegaís a la conclusión de que estaba mejor la versión anterior, puesto que si bien es super-sencillo deshacer cambios cuando no has cerrado el documento y tienes acceso todavía a él (teclas deshacer, rehacer), cuando has cerrado el documento o es otro el que ha accedido a él, no hay problema alguno, sigues los pasos que te he puesto anteriormente y vuelve al momento que  te interesaba.